التحضير
- حدّد من سيدير الانتقال ومن سيُدرَّب.
- نظّف بياناتك: أصناف مكررة، عملاء قدامى، أسعار خاطئة.
- اختر تاريخاً هادئاً للإطلاق، وتجنّب موسم الذروة.
النقل
- استورد الأصناف والعملاء والموردين من ملفات Excel أو CSV.
- أدخل الأرصدة الافتتاحية بعد جرد سريع للأصناف المهمة.
- جرّب بدفعة صغيرة قبل استيراد الكل.
التشغيل
- شغّل النظام الجديد بالتوازي مع القديم أياماً.
- درّب الكاشير والمخزن والمحاسب على شاشاتهم.
- اجعل شخصاً مرجعاً للأسئلة في الأسبوع الأول.
بعد الإطلاق
- راجع التقارير يومياً أول أسبوعين.
- قارن الأرصدة بالجرد الفعلي.
- اضبط الصلاحيات والأدوار.
أخطاء شائعة عند الانتقال
- نقل كل شيء دفعة واحدة بدل البدء بفرع أو وحدة واحدة.
- ترحيل بيانات قذرة (أصناف مكررة، عملاء بلا أرقام) بدل تنظيفها قبل الاستيراد.
- إيقاف النظام القديم قبل أن يثبت الجديد في عملك اليومي.
- عدم تدريب الكاشير والمحاسب على النظام قبل الإطلاق.
متى توقف النظام القديم؟
شغّل النظامين بالتوازي لفترة قصيرة وقارن التقارير الأساسية (المبيعات والمخزون وأرصدة العملاء والموردين). عندما تتطابق لأسبوعين متتاليين، أغلق القديم واحتفظ بنسخة من بياناته للمرجعية.